To-Do’s besser verwalten mit dem kostenlosen Kanban Tool

April 21, 2010 Veröffentlicht von 7 Kommentare

Todo-Stift-und-Zettel

Viele To-Do-Tools habe ich schon verwendet: von ganz einfach (Stift und Zettel) über elektronisch (Windows Editor) bis hin zu semi-professionell (Remember the Milk). Aber nun bin ich am Ziel meiner Reise – Kanban – die fernöstliche Organisation von Aufgaben hat es mir angetan.

To Do’s werden hier nicht einfach von oben nach unten heruntergeschrieben. Nein, Kanban erlaubt es einem die Aufgaben direkt in einen Workflow zu verwandeln – eine völlig neue 3-D-Sicht. Für uns Europäer zumindest – die ‘Kanban’-Idee stammt aus Japan. Das Tool ist so einfach zu bedienen, dass die Einarbeitungszeit kaum 5 Minuten beträgt. Und wann man ein Tool als einfach bezeichnen kann, das wissen wir CMS-Testlaboranten nur zu gut.

Speziell bei Website-Projekten sind einzelne Arbeitsschritte oft sehr kleinteilig. Sich alles zu merken ist meistens unmöglich, weswegen man auf Helfertools angewiesen ist. Ich notiere mir jedes noch so kleine Teil-Projekt und trage es in mein Kanban-Board ein. Wenn das nächste mal Zeit ist, wird entschieden, ob die Aufgabe gleich oder später gemacht wird – oder ob sie gleich an einen anderen Laboranten delegiert wird.

So sieht Kanban aus:

Kanban
Man arbeitet sich von links im To-Do Bereich, den ich in „Kleinigkeiten“ und „Große Projekte“ unterteilt habe, nach rechts in den Bereich „In Bearbeitung“ und landet schließlich bei den erledigten Aufgaben – unsere ausführliche Liste ist natürlich erheblich länger ;-)

Dieses Kanban-Board kann man sich nach Belieben umgestalten, mit so vielen Zwischenspalten wie man möchte. Diese kann man im Nachgang wiederum unterteilen. Flexibler ist eigentlich nur Zettel und Stift – aber dann hat man wieder das Problem mit der unleserlichen Handschrift…

So kann man seine Aufgaben ausgezeichnet priorisieren und vor allem auch in aufwändige und weniger aufwändige Teilaufgaben unterteilen. Ein typisches Problem mit klassischen To-Do-Listen. Bei Remember the Milk, das ich vor dem Kennenlernen des Kanban Tools eigentlich schon gar nicht schlecht fand, bekommt man das kaum hin:

Remember-the-Milk

Alles steht untereinander, man erkennt nicht auf einen Blick, was die kurzen Aufgaben sind und was die Zeitfresser oder an welcher Aufgabe man aktuell schon dran ist.

Das Kanban Tool hingegen kann aber noch viel mehr: zum einen kann man die Aufgaben, die wie gelbe Post-It-Zettel aussehen, wunderbar per Drag’n’Drop herumschieben. Besondere Aufgaben priorisiert man hoch oder belegt diese ganz frei mit Farbcodes. Dazu ist es möglich Team-Mitgliedern Zugänge mit verschiedenen Zugriffsrechten einzurichten. Seine Fortschritte kann man sogar auch noch statistisch auswerten lassen. Es scheint als wurde hier tatsächlich an alles gedacht. Mit Sicherheit kommen auch bald die Handy-Apps.

Ich bin sehr zufrieden mit dieser Entdeckung und glücklicherweise kann man das Tool kostenlos benutzen. Momentan handelt es sich hierbei um eine Beta-Version, die endgültige Version wird eine Kleinigkeit kosten. Aber auch hier scheint es, als ob das Freemium-Modell zum Einsatz kommen wird – also Grundfunktionen kostenlos, Profifunktionen kostenpflichtig.

Wer noch mehr zum Thema Kanban wissen möchte, kann sich im Artikel der Karrierebibel umsehen, dort bin ich auf das Tool gestoßen.

 


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Robert

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Robert Brandl hat WebsiteToolTester gegründet und beobachtet die Branche seit 2009.

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Ihre Meinung

  • http://erikmoberg.net Erik

    Wir benutzen Kanban für unsere Softwareentwicklung. Es wird in kurze Iterationen gearbeitet, normalerweise zwei Wochen. Am Anfang einer Iteration werden die Aufgaben definiert, danach legt man los. Langsam bewegen sich die Zetteln nach rechts und am Ende der Iteration stehen sie hoffentlich alle auf “Erledigt”.

    Wir benutzen zwar andere Tools, aber dieses sieht sehr attraktiv aus. Gut für Teams die Kanban (und/oder Scrum) ausprobieren wollen, ganz ohne Kosten up front.

  • Cola

    Die Priorisierung ist bei Remember the Milk genauso möglich und ganz kleine aufgaben gehören laut GTD eh nicht rein (alles <5 min wird sofort erledigt)
    Wenn man sich ein wenig mit den Regeln von GTD (das Prinzip wonach man bei Remember the Milk arbeiten soll) befasst bekommt man das schon relativ gut hin

  • http://www.tooltester.net/ Robert (Tooltester Network)

    Bei Remember the Milk fiel es immer schwer innerhalb einer Prioritätskategorie den Überblick zu bewahren, weil es irgendwann einfach zu viel war (RTM sortiert dann einfach alphabetisch). Beim Kanban Tool schiebe ich die Dinge einfach herum oder markiere sie farblich.
    Die kleinen Dinge immer sofort machen, geht leider nicht immer (bei mir zumindest) – wenn ich 10 kleine Dinge habe, die nur 5 Minuten dauern, dann brauche ich doch fast eine Stunde…

  • http://twitter.com/HZprojektmensch Holger Zimmermann

    Aufgaben-Kanban funktioniert wunderbar, gerade wenn man in vielen Projekten gleichzeitig engagiert ist und “nebenbei” noch das Tagesgeschäft machen soll. Umsetzen kann man das auch sehr leicht mit bekannten Tools wie etwa Outlook: neue Aufgaben werden mit der Kategorie “Inbox” versehen, die “zur Bearbeitung” anstehen dann mit dieser Kategorie und “wartet auf andere Personen” im entsprechenden Fall.

  • http://www.dasproduktiv.com/ Martin Wedgwood

    Geniales Tool. Habe es heute in den Testbetrieb genommen. Sehr schönes Informationhiding, schön leichtgewichtig alles, macht sehr viel Spaß.

    Tausend Dank für den Hinweis.

  • http://www.tooltester.net/ Robert (Tooltester Network)

    Ich benutze auch nichts anderes mehr, ab und zu vielleicht noch Zettel und Stift ;-)
    Freut mich, dass es Ihnen gefällt.

  • http://www.dasproduktiv.com/ Martin Wedgwood

    Theoretisch kann man solche Ansätze immer auch mit ganz anderen Tools umsetzen. Und ich gönne es jedem, dem es gelingt. Ich gehöre leider nicht dazu.

    Ich habe immer nach etwas gesucht, wo ich einiges im Blick behalten, Aufgaben und Projekte auf leichte Weise hin und her manövrieren und Informationen / Daten verstecken kann, wenn ich gerade nicht damit arbeite.

    Das Kanban-Online-Tool bietet einiges davon, was für mich zwar nicht die ganze Miete ist, um die unterschiedlichen Projekte steuern zu können, aber doch schon eine ganze Menge.